高品質なブログ記事作成にも役立つ！ビジネス文書の書き方について！

ビジネスの世界でどのような役割を担っていても、効果的なコミュニケーションは欠かせません。

これには口頭でのやり取りも含まれますが、情報、提案、戦略を共有する主な方法として文書によるコミュニケーションがよく用いられます。

説得力があり、明確で簡潔なビジネス文書の書き方を学ぶことは、あなたの仕事上の成長を大きく変える可能性があります。

今回の記事では、ビジネス文書の書き方を上達させ、説得力のある文書を作成するための手順について書いてみたいと思います。

1. 聴衆を知る

ビジネス文書を含め、コミュニケーションを成功させる最初の鍵は、読者を理解することです。

同僚、上司、クライアント、あるいは幅広い利害関係者に向けて書いているのでしょうか？

それによって、トーン、言葉遣い、内容が変わってきます。

一般的には、プロフェッショナルでありながら親しみやすい文章を目指し、読み手の知識レベルに応じて文体を調整しましょう。

 

2. 明確さと簡潔さを優先する

ビジネス文書では、自分の考えやアイデアを明確に簡潔に表現することが不可欠です。これは、明瞭さと簡潔さを優先することとして知られています。

明確さとは、文章が曖昧でなく、理解しやすいことを意味します。

目標は、読者が混乱することなくあなたのメッセージを理解できるようにすることです。

そのためには

• シンプルな言葉を選ぶ： 可能な限り日常的な言葉を使いましょう。大きくて複雑な言葉は、読者のペースを落とし、混乱させる可能性があります。
• 明確な文章を使う： 一文一文が完結した考えを表現していなければなりません。文章はなるべく20語以内に収め、回りくどい文章は避けましょう。
• 専門用語は避ける： どの業界にも専門用語はありますが、誰もがそれに精通しているわけではありません。専門用語や略語を使わなければならない場合は、まずその定義を確認しましょう。

 

簡潔さとは、簡潔で不必要な情報を排除することです。

できるだけ少ない言葉で、できるだけ多くのことを伝えることです。

 

簡潔さを実現するには

• 要点を絞る： 各段落は1つのアイデアに絞る。そうすることで、読者は一度に多くの情報に圧倒されることなく、あなたの要点を理解することができます。
• 冗長な言葉をなくす： 同じようなことを二度、三度言わないように気をつけましょう。
• フィラーワードを取り除く： 「実は」「本当に」「ただ」といった言葉は、意味をなさないことが多いので、削除してもよい。

※冗長とは？無駄に長く書くこと

読みやすい書式にする

読みやすくするためのフォーマットも忘れずに。

長いテキストブロックは、威圧的で消化しにくいものです。

見出し、箇条書き、番号付きリストなどを使って、コンテンツを扱いやすいかたまりにまとめましょう。

こうすることで、文書が視覚的に魅力的になるだけでなく、読者がスキャンして要点を把握しやすくなります。

要するに、明確で簡潔な文章は、あなたのメッセージを容易に理解させ、読者の時間を節約し、あなたのコミュニケーションをより効果的でインパクトのあるものにするのです。

3. 校閲の力を受け入れる

校正と推敲の力を過小評価してはいけません。

どんなに経験豊富な作家でも、初稿で最高の作品を仕上げることはめったにありません。

自分の仕事を見直すことで、誤字脱字、文法の間違い、ぎこちない言い回し、不明瞭な箇所を発見することができます。

経験則から言うと、原稿を書き終えたら、一晩休んでから、新鮮な目で見直してください。

驚くほど改善されるはずです。

※推敲（すいこう）とは？詩や文章をよくしようと何度も考え、作り直して、苦心すること

4. 説得力のある文章を書く

説得力のある文章とは、影響を与えること、納得させること、強制することです。

では、どうすれば説得力のある文章になるのでしょうか？

まず、あなたの主張が論理的に正しく、事実に裏付けられていることを確認しましょう。

証拠は最も重要です。第二に、読者にとってのメリットを考えると良いです。

あなたの提案によって、読者はどのような利益を得ることができるのでしょうか？

そのメリットを明確にしましょう。

 

例えば、ソフトウェア・ツールを変更する提案書を書く場合、新しいツールの機能を列挙するだけではいけません。

どのように時間を節約し、生産性を向上させ、コストを削減できるかを説明する必要があります。

こうすることで、単なる変更を提示するのではなく、ソリューションを提供することになります。

 

5. アクティブボイス（能動態）を使う

能動態は、あなたの文章をより直接的で、明確で、しっかりとしたものにします。

能動態では、文の主語が行動を起こすので、メッセージがストレートになります。

例えば、「レポートは私が作成した」と書く代わりに、「私はレポートを作成した」と書きましょう。

能動態は曖昧さをなくし、自信に満ちた文章にすることができます。

※能動態とは？　ある動作・作用について述べるとき、その動作・作用の主体を主語に立てた場合に、その述語の動詞がとる形式のこと。

6. フィードバックを求める

自分では傑作ができたと思っていても、他の人の目が貴重な洞察を与えてくれることがあります。

同僚やメンターは、混乱している箇所を指摘してくれたり、自分では考えもしなかったような質問を投げかけてくれたり、論点を整理する別の方法を提案してくれたりします。

このようなフィードバックは、作家としての成長に欠かせないものです。

7. 学び続け、練習し続ける

ライティングは他のスキルと同様、時間の経過とともに上達します。

質の高いビジネス文書など幅広く読み、他の人から学びましょう。

ライティング・ワークショップに参加したり、オンライン講座を受講したり、自分のスキルを磨く努力を続けましょう。

練習すればするほど上達します。

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まとめ

効果的なビジネスライティングは、プロの世界ではかけがえのないスキルです。

アイデアや戦略、提案を明確かつ説得力を持って伝えることができます。

読み手を理解することから、修正を受け入れること、説得力のある文章にすること、フィードバックを求めることまで、それぞれのステップを踏むことで、この技術の習得に近づくことができます。

覚えておいてほしいのは、大きな言葉や複雑な言葉を使うことではなく、読み手の心に響き、行動を促すような方法でメッセージを伝えることだということです。

スキルを磨けば、文章が上達するだけでなく、コミュニケーション能力全体が向上し、プロフェッショナルな領域でより影響力のある人物になれることに気づくでしょう。

効果的なビジネス文書とは、高級な言葉や複雑な用語を使うことではありません。

聴衆の心に響き、言いたいことを伝えることです。

問題を提示するだけでなく、解決策を提示することです。これらのヒントを念頭に置き、定期的に練習することで、あなたのビジネス・ライティング・スキルは目に見えて向上するはずです。