効果的なメール作成とエチケット ビジネスコミュニケーションスキルを向上させるテクニックとは?

今日のビジネスシーンにおいて、効果的なEメールコミュニケーションは欠かせません。

単にメッセージを入力して「送信」を押すだけではありません。明確で、簡潔で、自分のメッセージを確実に理解してもらうことです。

今回の記事では、効果的なEメールの作成、Eメールコミュニケーションスキルの向上、よくあるEメールのミスの回避、Eメールを明確かつ簡潔にするための方法について書いてみたいと思います。

1.ビジネスでの効果的なメールの作成方法とは?

件名は具体的に

件名は受信者が最初に目にするものであり、メールの最も重要な要素のひとつです。

件名はメールの内容を正確に反映する必要があります。

“ミーティング “や “こんにちは “みたいな「迷惑メール」のような件名は避けましょう。

代わりに、

“プロジェクトXの提案:7月15日午後3時にミーティング “や

“製品Yの価格に関する問い合わせ “のような具体的で説明的な件名を選びましょう。

こうすることで、受信者はメールの目的を明確に理解し、返信の優先順位を決めることができます。

プロフェッショナルな言葉を使う

メールでのコミュニケーションは、あまりフォーマルでない場面でも、プロフェッショナルなレベルを保つ必要があります。

俗語や顔文字など、カジュアルすぎる表現は避けましょう。

言葉は略さず、送信前に誤字脱字や文法ミスがないか、必ずダブルチェックしましょう。メールはあなたのプロ意識を反映するものです。

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トーンに気をつける

Eメールには非言語的な合図がないため、トーンを伝えるのは難しいものです。あなたのメッセージが意図したとおりに受け取られるように、プロフェッショナルで、敬意を払い、親しみやすいトーンを目指しましょう。

全角の大文字は怒鳴り声と受け取られ、失礼にあたる可能性があるため、決して使わないようにしましょう。

メールがどのように解釈されるかわからない場合は、送信前に信頼できる同僚に読んでもらいましょう。

2. 相手とのメールでのコミュニケーション力を高めるには?

簡潔かつ包括的に

受信者の時間は貴重です。必要な情報はすべて盛り込むべきですが、簡潔さを心がけましょう。

不必要な専門用語やフィラーワードは避け、直接的な表現を心がけましょう。

必要な情報をできるだけ簡潔に伝えるのが理想的なメールです。

箇条書きやナンバリングでわかりやすく

複数のポイントや複雑な情報を扱う場合、箇条書きや番号付きリストはメールの読みやすさを向上させます。

また、重要なポイントを効果的に強調することができます。

文章力を磨く

効果的なメールコミュニケーションには、優れた文章力が欠かせません。

文法ルールをブラッシュアップし、語彙を増やし、明確で簡潔な文章を書けるようになりましょう。

また、幅広く読書をすることもライティングスキルの向上に役立ちます。ライティングのワークショップに参加したり、自己啓発のためにオンラインリソースを利用することも検討しましょう。

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3. よくあるメールの間違いを避ける

優先度の高いオプションを使いすぎない

高優先度オプションは緊急性の高い用件にのみ使いましょう。

過剰に使用すると、受信者が緊急性のないメールだと判断し、優先度の高いメールを無視する可能性があります。

CC欄とBCC欄をおろそかにしない

CC(カーボンコピー)フィールドとBCC(ブラインドカーボンコピー)フィールドは、正しく使うことで威力を発揮します。

CCフィールドは誰かに知らせたいときに、BCCフィールドはグループメールで受信者のプライバシーを守りたいときに使いましょう。

ただし、これらのフィールドを使いすぎると、情報過多になったり、受信者が混乱したりする可能性があるので避けましょう。

不適切な時間帯のメール送信は避ける

通常の勤務時間外に緊急でないメールを送らないことで、受信者の個人的な時間を尊重しましょう。

遅くまで仕事をしていてメールを作成したい場合は、「後で送信」機能があれば利用することを検討しましょう。

豆知識:メールのCCとBCCとは何?

CCとは “カーボン・コピー “の略です。

この言葉は、カーボン紙を使って手紙や文書のコピーを取っていた時代に由来します。

手紙を書いた人は、カーボン紙の上に置かれた紙に文字を書く。その後、カーボン紙を別の紙の上に置く。上のページに書いた筆圧で、カーボン紙から下のページにインクが転写され、手紙の正確なコピーができる。

電子メールの用語で言えば、CC受信者は、あなたのメッセージの正確なコピーを送っていることになるわけです。

 

一方、BCCは “ブラインド・カーボン・コピー “の略です

この言葉も、カーボン紙を使ってコピーを取ることに由来しています。

物理的なカーボンコピーのプロセスを使用する場合、受信者が見る前にカーボン紙(つまり2枚目のコピーの証拠)を取り除くことで、2枚目のコピーが作成された事実を隠すことが可能でした。

電子メールの文脈では、あなたが電子メールで誰かをBCCすると、その人は電子メールのコピーを受け取りますが、その人の電子メールアドレスは他の受信者から隠されます。これは、他の受信者に知られずに誰かと情報を共有したい場合に便利です。

4. 明確で簡潔なメールを送る

再確認と修正

送信を押す前に、もう一度メールを見直し、修正しましょう。不要な単語やフレーズを削除し、メッセージが簡潔であることを確認しましょう。

目的を果たさないものは削除しておきましょう。

受信者を意識する

誰に宛てて書いているのかを常に考えましょう。

業界の専門用語に詳しい人なのか、それとももっと簡単な言葉の方が喜ばれるのか、詳しい説明が必要なのか、簡単な概要が必要なのか。

受信者のニーズや好みを理解することは、明確で簡潔なメールを作成する上で大いに役立ちます。

最後に

効果的なメールコミュニケーションの鍵は、常に実践し、学ぶ姿勢にあります。

これらの戦略やヒントをメール作成のプロセスに取り入れることで、コミュニケーションスタイルの改善にすぐに気づくことができるでしょう。

そしていつも通り、画面の向こう側にいる相手のことを忘れないようにしましょう。それでは、よきメールを作成してください。

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